Главная » Налоги » Журнал регистрации личных дел. Виталий викторович семенихинкадровый документооборот

Журнал регистрации личных дел. Виталий викторович семенихинкадровый документооборот

При приеме сотрудника на работу на него оформляется личное дело — особый комплект документов, содержащий всю необходимую информацию о работнике. Все дела регистрируются в специальном журнале или книге учета личных дел в хронологическом порядке поступления сотрудников в организацию.

Назначение книги

Книга учета личных дел сотрудников необходима для регистрации и обеспечения сохранности всех документов на принятых работников. Ее предназначение сводится к четкому хронологическому внесению информации о том, на кого именно из сотрудников и в какую дату были заведены дела. Информация может быть представлена не на весь персонал организации, поскольку не все хозяйствующие субъекты обязаны формировать личные дела. Этот пункт касается государственных учреждений, для которых такая обязанность установлена на законодательной основе.

В бухгалтерской книге учета будут регистрироваться только личные дела работников, на которых компания составляет данные документы. Однако многие организации принимают решение о том, чтобы составлять дела на всех принятых работников, поскольку это очень удобно при ведении кадрового делопроизводства. Документы на каждого сотрудника находятся в отдельных пронумерованных папках, хранящихся в соответствии с установленными правилами.

Достоинствами ведения личных дел и журнала их регистрации можно считать:

Организацию качественного кадрового делопроизводства на предприятии;
Простоту при поиске документов на кого-либо из работников;
Возможность ведения кадрового учета в соответствии с законодательством РФ.

Важно: если предприятие оформляет дела на персонал, то в обязательном порядке должна вестись и книга их регистрации, по которой можно отследить движение этих документов в организации.

Как оформить книгу

Книга для регистрации дел, как и любая другая бухгалтерская книга учета, должна быть оформлена соответствующим образом. Поскольку для хозяйствующих субъектов (кроме государственных учреждений) не установлена обязанность ведения данного регистра учета, они имеют право воспользоваться типовой формой либо разработать ее самостоятельно. Правильным будет закрепить данную форму журнала в документации по кадровому делопроизводству как приложение, например, к положению о кадровом учете на предприятии.

Книга учета личных дел в обязательном порядке должна быть пронумерована, и первый лист для записей будет иметь нумерацию с цифры «2». Листы нумеруются без каких-либо пропусков в строгой хронологической последовательности. Кроме того, книга должна быть прошнурована, то есть прошита крепкими нитками в 2-3 прокола. Концы ниток выводятся на оборотную сторону книги и оставляются длиной 5-6 см.

На них поверх наклеивается специальная наклейка для заверительной подписи уполномоченного сотрудника и проставляется печать организации. Что касается заверительной подписи, то, как правило, ее проставляет руководитель организации либо лицо, ответственное за ведение личных дел работников. Также проставляется дата, когда журнал был прошнурован, и печать, часть которой должна быть на наклейке, а другая — непосредственно на журнале.

Главное, на что необходимо обратить внимание при оформлении книги для регистрации личных дел:

На титульном листе должно быть наименование организации, название самой книги и дата начала ее ведения;
Она должна быть прошнурована;
Все листы должны быть пронумерованы;
На ней должна быть наклейка с подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Что касается внутреннего наполнения такой бухгалтерской книги учета, то негосударственная организация имеет право самостоятельно разрабатывать форму ее листов и решать, какую именно информацию будет содержать книга.

Информация для внесения в книгу

Поскольку в такой книге содержится информация о том, какие именно дела сотрудников были оформлены на предприятии, чаще всего она включает в себя следующие данные:

Номер личного дела по порядку (он указывается и на самом личном деле для упрощения поиска);
Дата заведения личного дела — все даты должны разноситься в хронологическом порядке;
Данные, непосредственно относящиеся к сотруднику, в том числе ФИО, его табельный номер, должность при составлении дела;
Дата закрытия личного дела, когда сотрудник увольняется из организации;
Место хранения закрытого личного дела;
Примечание — любая информация, необходимая для осуществления качественного учета личных дел сотрудников.

Вся эта информация представляется в книге учета личных дел в специальной таблице с графами, которые также подлежат нумерации. Каждая из строк таблицы нумеруется в хронологической последовательности без пропусков, помарок или исправлений. Если все же при внесении записей была допущена ошибка, ее необходимо исправить, а исправленную запись заверить подписью уполномоченного лица и надписью «Исправленному верить» с указанием даты внесения исправительной записи.

Важно: информация, содержащаяся в книге для учета, как и любые другие данные в кадровом делопроизводстве, должна иметь ограниченный доступ.

Иными словами, журнал должен храниться вдали от посторонних лиц, которые могут воспользоваться имеющимися данными.

В дополнение к журналу учета личных дел можно сформировать своеобразную картотеку, в которой будут содержаться карточки с информацией по личным делам и документам в них на каждого сотрудника. Создание такого справочника носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер для упрощения кадрового учета на предприятии.

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

вся информация систематизирована;
ее поиск занимает мало времени;
удобно в использовании;
обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

номер личного дела;
Ф.И.О. работника;
дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
должность;
структурное подразделение;
дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

руководство и заместители;
эксперты компании;
работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании - инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение - письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа - образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

Ф.И.О. сотрудника;
дату заключения договора;
дату составления дела;
порядковый номер.

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

заполненная при приёме на работу анкета;
заявление о приёме на работу;
ксерокопия приказа;
копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
копии ИНН и СНИЛС;
документ об образовании;
персональная карточка и фотография;
рекомендации от предыдущих работодателей;
копия трудового договора;
опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
справки, приказы о переводе;
документы о премиях и штрафах;
справки об уровне дохода;
грамоты, дипломы;
прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см - дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело - закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись - образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Наименования столбцов внутренней описи:

номер по журналу учёта личных дел;
индекс документа - согласно номенклатуре;
дата составления документа;
дата принятия документа в дело;
примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель , где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела - неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится .

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел - образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

порядковый номер;
номер дела;
Ф. И. О. сотрудника и должность;
дата формирования дела;
дата передачи дела в архив.

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта .

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска - исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации - некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров - все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения - 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

При оформлении трудовых отношений заводится персональное дело, которое регистрируется в журнале учета. Ниже представлен его образец. В статье мы ответим на интересующие вопросы относительно работы с обозначенным выше документом.

Его формирование начинается с момента выхода приказа о приеме на работу и ведется до увольнения. Обязанности по оформлению дел работников у руководства предприятия нет. Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 она распространяется только на государственные и муниципальные органы власти.

Несмотря на это, многие предприятия вменили в обязанность кадровым службам ведение этого документа. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Что входит в личное дело работника

Это папка с вшитыми в нее документами (копиями) на отдельного сотрудника. Рассмотрим перечень:

заявление о принятии на работу;
с дополнительные соглашениями;
личный листок по учету кадров;
собственноручно написанная анкета либо автобиография;
копия диплома об образовании;
должностная инструкция;
характеристики, рекомендательные письма;
ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей;
выписки кадровых приказов (перевод на должность, представления);
награждения, поощрения;
нарушения, ;
иные документы.

Как правильно оформить личное дело сотрудника

Заполните титульный лист. Укажите фамилию, имя, отчество, дату начала работы (она совпадает с днем оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняйте аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Избегайте помарок и исправлений.

Обязательно сделайте опись сведений в персональной папке. По каждому документу отражается следующая информация:

название;
дата подшивки;
количество листов;
опись заверяется уполномоченным специалистом.

Tитульный лист личного дела работника образец

При изъятии из папки документа во внутреннюю опись ставится отметка. Вкладывают справку-заместитель, в которой отражено когда, кем, для чего, на какой срок взята бумага. Заверяют подписями уполномоченный работник, и тот, кто его получил. Изъятие возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.

Иногда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью .

Не забудьте о фотографии. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется кадровым специалистом и печатью работодателя. Укажите дату фотографирования.

Все папки сшиваются и фиксируются в журнале регистрации.

Ведение личных дел работников

Документы хранятся в несгораемом шкафу, который закрывают на замок и опечатывают.

Доступ к базе личных папок имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Он назначается приказом и проходит инструктаж. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с , принятым на предприятии.

При необходимости информацией может воспользоваться непосредственный начальник сотрудника. Для получения сведений заинтересованное лицо обращается к руководителю отдела кадров либо предприятия. Издается приказ на ознакомление с документами. Предоставляется только та информация, которая отвечает направленному запросу. Прежде чем получить интересующие сведения, руководитель подразделения или другое должностное лицо проходит ознакомление с утвержденным на предприятии Положением о персональных данных работников и заверяет это подписью.

Свободный доступ к своему делу имеет только работник. Оно может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка возвращается на место.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников

После увольнения или выхода на пенсию папки могут быть переданы на новое место работы (по специальному запросу) либо отправлены в архив.

При этом срок хранения документов в кадровом подразделении составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Хранится в течение 75 лет.

По прошествии срока документы уничтожаются. Однако личные данные граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и звания хранятся постоянно.

В едение дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база данных является хорошим помощником в работе предприятия.

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

все сведения систематизированы;
поиск сведений занимает меньше времени;
такой формат удобен в применении;
защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
место хранения — отдельное помещение;
бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
доступ третьих лиц исключается;
входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.